La Escrituração Contábil Digital (ECD) es una de las obligaciones accesorias más importantes para muchas empresas brasileñas, especialmente aquellas que mantienen una contabilidad completa. Forma parte del SPED y su principal objetivo es sustituir los antiguos libros contables en papel por registros digitales seguros y estandarizados.

Con el plazo de entrega de la ECD referente al año calendario 2024 fijado para el 30 de junio de 2025, es fundamental que empresarios y contadores estén alineados y preparados con anticipación. La preparación temprana evita prisas de última hora y garantiza una entrega correcta.

📘 ECD: ¿Qué es y para qué sirve?

La ECD fue creada para digitalizar y unificar el envío de los libros contables, permitiendo a la Receita Federal un seguimiento más preciso de las operaciones financieras y contables de las empresas.

En la práctica, la ECD reúne todos los registros de la contabilidad societaria en un único archivo digital, que debe ser firmado electrónicamente y transmitido a través del SPED. Así, el Fisco puede validar los datos con más agilidad e identificar posibles inconsistencias.

Este proceso sustituye, por ejemplo, la presentación física de libros como el Diário, el Razão y las Demonstrações Contábeis, modernizando y haciendo más eficiente el control fiscal.

👥 ¿Quiénes están obligados a entregar la ECD en 2025?

El envío de la ECD no es obligatorio para todas las empresas, pero muchas se encuadran dentro de las normas establecidas por la Receita Federal. Comprender si tu empresa está obligada es el primer paso.

Deben entregar la ECD:

• Empresas bajo el régimen de Lucro Real (obligatorio);
• Empresas del Lucro Presumido que distribuyeron utilidades sin contabilidad regular;
• Entidades inmunes o exentas que están obligadas a la EFD-Contribuições;
• Empresas que voluntariamente optan por mantener contabilidad regular.

La obligatoriedad está directamente relacionada con la forma de determinación del lucro y la necesidad de justificar el origen de los valores distribuidos a los socios. Incluso aquellas que no están legalmente obligadas podrían necesitar presentar la ECD durante auditorías o procesos de financiamiento.

📆 Plazo final: 30 de junio de 2025

La Receita Federal establece un plazo nacional para la entrega de la ECD: el último día hábil de junio del año siguiente al año calendario. En 2025, este plazo será el 30 de junio.

Aunque pueda parecer lejano, requiere atención. La ECD debe ser generada, validada, firmada y enviada con suficiente antelación para evitar errores técnicos o inconsistencias que impidan su aceptación.

Además, es común que el sistema de la Receita experimente lentitud en los días cercanos al vencimiento, lo que refuerza la importancia de anticiparse.

🚫 ¿Qué ocurre si no se entrega la ECD a tiempo?

Las empresas que no envían la ECD dentro del plazo o cometen errores en la transmisión están sujetas a penalizaciones previstas en la legislación fiscal. Entre las principales consecuencias se encuentran:

• Multas automáticas por retraso, que pueden alcanzar R$ 1.500,00 por mes para personas jurídicas;
• Imposibilidad de distribuir utilidades de forma exenta, en muchos casos;
• Dificultades para obtener certidões negativas, lo que puede afectar créditos o licitaciones;
• Mayor riesgo de fiscalizaciones y sanciones, especialmente si hay reincidencia.

Estos impactos pueden comprometer directamente la salud financiera y la reputación de la empresa. Por ello, la entrega de la ECD debe ser tratada con la misma prioridad que cualquier otra obligación tributaria relevante.

🔧 ¿Cómo asegurar una entrega correcta de la ECD?

Asegurar el envío correcto de la ECD implica seguir una serie de pasos con organización y responsabilidad. No se trata solo de generar el archivo — es esencial validar toda la información antes del envío.

Aquí van algunas recomendaciones clave:

• Organiza con anticipación los documentos contables de 2024, para evitar retrabajo;
• Realiza conciliaciones contables completas, garantizando coherencia en los registros;
• Firma el archivo con un certificado digital válido, tanto de la empresa como del contador responsable;
• Utiliza el PVA del SPED para validar y transmitir el archivo, corrigiendo errores de estructura y contenido;
• Guarda los recibos y archivos enviados, creando un historial contable seguro y rastreable.

Además, es importante que el contador esté involucrado en todas las etapas del proceso. Él será el responsable de estructurar la escrituração y asegurar el cumplimiento con las normas de la Receita Federal.

✅ Conclusión

La entrega de la ECD no debe ser vista como una mera formalidad. Representa la transparencia y regularidad de la empresa ante el Fisco y otros entes fiscalizadores.

Con el plazo aproximándose, lo ideal es comenzar la planificación desde ya. La organización anticipada reduce riesgos, evita penalidades y brinda mayor seguridad a la gestión contable.

Si necesitas apoyo para preparar la ECD o deseas saber si tu empresa está obligada a entregarla, ponte en contacto con nuestro equipo. Estamos listos para acompañarte en cada etapa del proceso, con seriedad y agilidad.