La ECF (Escritura Contable Fiscal) es una de las obligaciones más relevantes para las empresas que no están acogidas al régimen del Simples Nacional. Sustituyó a la antigua DIPJ y actualmente es una herramienta clave utilizada por la Receita Federal para controlar cómo las empresas calculan el IRPJ (Impuesto sobre la Renta de las Personas Jurídicas) y la CSLL (Contribución Social sobre la Renta Neta).

Con la modernización del sistema tributario brasileño, la ECF pasó a formar parte del SPED (Sistema Público de Escritura Digital), permitiendo el cruce automatizado de datos contables, fiscales y financieros. Esto hace que su correcta presentación sea aún más crucial, ya que las inconsistencias o retrasos pueden generar sanciones significativas.

La ECF correspondiente al año calendario 2024 debe ser enviada hasta el 31 de julio de 2025. Aunque la fecha parezca lejana, es fundamental planificar con anticipación para asegurar que todo esté en orden.

🧩 ¿Cuál es la diferencia entre la ECD y la ECF?

Una duda común entre empresarios —y hasta entre algunos profesionales— es la diferencia entre la ECD y la ECF. Ambas se presentan de forma digital y forman parte del SPED, pero tienen propósitos bastante distintos.

La ECD (Escritura Contable Digital) se refiere a los registros contables de la empresa, como el Libro Diario, Libro Mayor y los Estados Financieros, y sirve como prueba de una contabilidad regular.

La ECF, en cambio, tiene como objetivo principal demostrar a la Receita Federal cómo se determinó el IRPJ y la CSLL. Parte del resultado contable y aplica los ajustes establecidos por la legislación para llegar al lucro tributario.

En otras palabras: la ECD muestra cómo la empresa registra sus operaciones; la ECF muestra cómo calcula y paga los tributos sobre sus ganancias.

🏢 ¿Quiénes están obligados a presentar la ECF?

No todas las empresas están obligadas a presentar la ECF. Por eso, es importante saber si tu empresa se encuadra en los criterios establecidos por la Receita Federal.

Están obligadas a presentar la ECF:

• Empresas tributadas bajo el Régimen de Lucro Real (obligatoriamente);
• Empresas bajo los regímenes de Lucro Presunto o Lucro Arbitrado;
• Entidades inmunes o exentas, siempre que estén obligadas a entregar la EFD-Contribuciones;
• Sociedades en Cuenta de Participación (SCP), según el caso.

Están exentas:

• Empresas acogidas al Simples Nacional, que siguen otras reglas de tributación;
• Personas jurídicas inactivas, es decir, que no realizaron ninguna actividad operativa ni no operativa durante el año;
• Organismos públicos, autarquías y fundaciones públicas.

Si hay dudas sobre el encuadramiento de la empresa, lo ideal es contar con la asesoría del contador responsable, para evitar omisiones.

⏳ Plazo y cuidados al momento de enviar

La ECF debe ser transmitida hasta el 31 de julio de 2025, que será un jueves. Al igual que otras obligaciones del SPED, la entrega se realiza mediante un programa validador (PVA) disponible en el sitio de la Receita Federal.

Sin embargo, el proceso de llenado y validación de la ECF no es sencillo. Exige el cruce de múltiples datos, especialmente con la ECD, y la correcta determinación de los tributos. Por eso, se recomienda no dejar la preparación del archivo para último momento.

Además del riesgo de inestabilidad del sistema cerca del plazo final, existen también riesgos de errores técnicos u omisiones que pueden impedir el envío o generar multas posteriores.

🚫 ¿Qué sucede si no se entrega la ECF?

Las sanciones por no presentar la ECF, o presentarla con errores relevantes, pueden comprometer gravemente la salud financiera y la regularidad fiscal de la empresa.

Entre las principales consecuencias están:

• Multas por retraso en la entrega, que pueden alcanzar los R$ 1.500,00 por mes, según el régimen tributario de la empresa;
• Multa de hasta 0,25% de los ingresos brutos, limitada al 10% del lucro neto, en los casos más graves;
• Impedimentos para emitir certificados negativos, lo cual puede dificultar la participación en licitaciones o el acceso a crédito;
• Fiscalizaciones más rigurosas, especialmente si se identifican inconsistencias con otras obligaciones accesorias.

Por estos motivos, es fundamental tratar la entrega de la ECF con la misma prioridad que el cumplimiento tributario y contable.

📑 ¿Qué cambia en 2025?

Aunque la estructura de la ECF no sufre grandes alteraciones cada año, es importante estar atento a las actualizaciones del layout del PVA, que son publicadas por la Receita Federal y pueden requerir ajustes técnicos en la generación del archivo.

Además, los cambios en la legislación fiscal —como incentivos, compensaciones o modificaciones en las reglas de cálculo del lucro— pueden afectar directamente el llenado de la ECF. Las empresas que pasaron por reorganizaciones societarias, escisiones o fusiones también deben prestar especial atención a su contabilidad.

Por eso, revisar la legislación aplicable al ejercicio 2024 es una parte esencial del planeamiento para la entrega en 2025.

✅ ¿Cómo prepararse con anticipación?

La mejor forma de evitar problemas es comenzar la preparación de la ECF con tiempo. Esto incluye:

• Verificar que la ECD haya sido enviada correctamente, con saldos y asientos validados;
• Revisar los ajustes fiscales aplicables al IRPJ y CSLL;
• Actualizar e integrar el plan de cuentas contable con el referencial de la Receita Federal;
• Confirmar los datos registrales de la empresa y de los socios;
• Usar el PVA de la ECF para simular y validar el archivo anticipadamente.

Además, es fundamental contar con un profesional contable capacitado y actualizado, que pueda acompañar todas las etapas con seguridad técnica.

🤝 Estamos aquí para ayudarte a entender la ECF

La ECF puede generar muchas dudas —especialmente cuando involucra ajustes fiscales, cruce de datos y plazos ajustados. Si no estás seguro de lo que se debe hacer o deseas conversar sobre los próximos pasos, estamos aquí para escucharte y entender tu necesidad. Tal vez podamos ayudarte a que tu empresa se organice mejor y cumpla con esta obligación con más claridad y seguridad.